Avis relatif à la protection de la vie privée des employés

Quels renseignements personnels recueillons-nous?

Les Aliments Greenleaf, EFS, ainsi que sa société mère et ses autres sociétés affiliées (collectivement, « Greenleaf » ou « nous »), recueillent et gèrent différents types de renseignements personnels concernant les personnes qui veulent devenir, qui sont ou qui ont été nos employés. Ceux-ci comprennent les renseignements personnels qui se trouvent dans :

• les curriculum vitæ ou les candidatures;
• les références et les notes d’entrevue;
• les photos et les vidéos;
• les lettres d’offre d’emploi et d’acceptation d’offre d’emploi;
• les formulaires d’adhésion aux politiques obligatoires;
• les renseignements relatifs à la paie, y compris, sans s’y limiter, le numéro d’assurance sociale, les renseignements relatifs au dépôt des chèques de paie et les renseignements sur le REER collectif ou le régime d’épargne des employés;
• les renseignements sur le salaire et les avantages sociaux;
• les formulaires de demande d’adhésion ou de modification des régimes de prestations de santé et de bien-être des employés, y compris le régime d’invalidité de courte et de longue durée et le régime de soins médicaux et dentaires;
• les renseignements sur la vaccination;
• les renseignements sur les bénéficiaires et les personnes à joindre en cas d’urgence;
• les renseignements liés aux vérifications des antécédents.

En plus des exemples ci-dessus, les renseignements personnels comprennent aussi les renseignements comme le nom, l’adresse résidentielle, le numéro de téléphone, l’adresse de courriel personnelle, la date de naissance, l’état matrimonial et le numéro d’identification de l’employé, ainsi que les autres renseignements nécessaires à la réalisation des fins professionnelles de Greenleaf, qui sont volontairement divulgués par l’employé dans sa demande d’emploi ou dans le cadre de son emploi au sein de Greenleaf. 

Nous pouvons aussi recueillir certaines données démographiques considérées comme des renseignements personnels de nature délicate, notamment la race, l’origine ethnique, l’orientation sexuelle ou un handicap, pour nous aider à comprendre la diversité de notre main-d’œuvre. Lorsqu’ils sont recueillis, ces renseignements sont fournis de façon volontaire et consensuelle.

La plupart du temps, nous recueillons les renseignements personnels directement auprès des employés et des candidats. Dans certains cas, nous pouvons recueillir des renseignements personnels au sujet des employés et des candidats auprès de tiers, par exemple, lorsque nous effectuons les vérifications des antécédents nécessaires, compte tenu du poste éventuel de l’employé. Dans la plupart des cas, nous obtenons votre permission avant de recueillir des renseignements personnels à votre sujet auprès d’un tiers.

Si nous vous demandons de fournir d’autres renseignements personnels qui ne sont pas mentionnés ci-dessus, nous vous indiquons la nature et l’objectif de la collecte des renseignements au moment où nous procédons à celle-ci.

Comment utilisons-nous les renseignements personnels?

Nous utilisons et divulguons des renseignements personnels concernant les employés à nos propres fins commerciales, notamment aux fins de l’établissement, de la gestion ou de la cessation de votre relation d’emploi avec Greenleaf. Ces utilisations comprennent notamment les suivantes :

• déterminer l’admissibilité à un emploi, y compris la vérification des références et des compétences;
• administrer la paie et les avantages sociaux;
• effectuer le traitement des réclamations liées au travail des employés (demandes d’indemnités pour accidents du travail, réclamations d’assurance, etc.);
• déterminer et élaborer les programmes de formation ou de perfectionnement;
• évaluer notre effectif global, ainsi que l’engagement et la satisfaction générale des employés;
• effectuer des évaluations du rendement et établir les aptitudes requises;
• évaluer les compétences nécessaires pour occuper un poste ou effectuer une tâche en particulier;
• recueillir des preuves pour justifier des mesures disciplinaires ou une cessation d’emploi;
• déterminer un point de contact en cas d’urgence (comme le plus proche parent);
• respecter les lois et les règlements (p. ex. les lois sur le travail et l’emploi, la santé et la sécurité, la fiscalité et les droits de la personne);
• créer des répertoires;
• protéger et administrer les systèmes d’information;
• assurer la sécurité des renseignements détenus par la société;
• réaliser les autres fins raisonnablement nécessaires de Greenleaf dans le cadre de votre emploi; 
• réaliser les autres fins légitimes raisonnablement nécessaires aux activités quotidiennes, notamment la comptabilité, la communication de l’information financière et la planification des activités.

Nous pouvons aussi utiliser vos renseignements personnels à d’autres fins légales que nous vous mentionnons et, si les lois applicables l’exigent, nous obtenons votre consentement à leur collecte et à leur utilisation. 

Surveillance

Greenleaf procède à une surveillance physique et électronique de ses installations, y compris l’utilisation de ses systèmes d’information et de communication, à des fins particulières. Par exemple, nous pouvons surveiller les activités dans nos installations au moyen de lecteurs de cartes d’accès, de feuilles de présence et de caméras de surveillance. Nous prenons habituellement ces mesures pour éviter tout accès non autorisé et pour assurer la sécurité, la santé, le bien-être et la protection de nos employés, des visiteurs autorisés et des animaux sous notre garde et dans nos immeubles.

Nous pouvons aussi surveiller ou consigner les activités dans notre réseau et nos systèmes d’information et de communication, par exemple le trafic Internet, le filtrage de sites Web, les communications par courriel ou les accès aux systèmes. Des renseignements supplémentaires sur la surveillance électronique se trouvent dans notre politique d’utilisation acceptable et notre politique de sensibilisation à la sécurité de l’information.

Si la loi le permet, nous pouvons aussi effectuer des activités de surveillance à d’autres fins, notamment les suivantes :

• attestation de transactions commerciales et archivage;
• formation et évaluation des employés;
• protection des renseignements confidentiels, de la propriété intellectuelle et d’autres intérêts commerciaux;
• réalisation d’enquêtes sur les manquements aux politiques et aux procédures de Greenleaf ou d’autres actes illicites ou répréhensibles;
• respect d’une obligation juridique; 
• autres fins légitimes autorisées par les lois applicables.

À qui communiquons-nous vos données?

Nous veillons à donner accès à vos renseignements personnels uniquement aux personnes qui ont besoin de les connaître pour accomplir leurs tâches et exercer leurs fonctions, ainsi qu’aux tiers qui ont un motif légitime d’y accéder. 

Nous pouvons communiquer vos renseignements personnels à d’autres employés, à des sociétés affiliées, à des entrepreneurs, à des conseillers et à des fournisseurs de services qui ont besoin de ces données pour aider Greenleaf aux fins de l’établissement, de la gestion ou de la cessation de votre relation d’emploi, y compris les parties qui fournissent des produits ou des services à Greenleaf ou en son nom, ainsi que les parties qui collaborent avec nous afin de vous fournir des services. Par exemple, nous faisons appel à des tiers comme des fournisseurs de régimes d’avantages sociaux pour les employés, de services de paie et de services de gestion des voyages des employés. Dans certains cas, ces parties peuvent aussi nous fournir certains systèmes d’information et services de traitement des données qui nous permettent de mener nos activités. Lorsque nous communiquons des renseignements personnels à ces parties, nous exigeons habituellement qu’elles utilisent ou divulguent les renseignements personnels uniquement de manière conforme aux directives de Greenleaf, à la politique de protection de la vie privée de Greenleaf et au présent avis relatif à la protection de la vie privée des employés. 

Si nous faisons l’objet d’une vente, d’une fusion, d’une réorganisation, d’une dissolution ou d’une transaction semblable, les renseignements personnels que nous recueillons auprès de vous peuvent être transmis dans le cadre de cette transaction. Toute société acquéreuse ou remplaçante de Greenleaf peut continuer d’utiliser les données de la manière décrite dans le présent avis, à condition que cette société acquéreuse ou remplaçante soit liée par les ententes ou les obligations appropriées et qu’elle doive utiliser ou divulguer vos renseignements personnels uniquement de manière conforme aux dispositions relatives à l’utilisation et à la divulgation du présent avis, sauf si vous vous y opposez.

Nous pouvons aussi divulguer vos renseignements personnels à un tiers dans les circonstances suivantes :

• si nous estimons de bonne foi que nous sommes contraints de le faire par une loi ou un règlement applicable, un processus judiciaire ou une autorité gouvernementale;
• si cela est nécessaire à l’exercice, à l’établissement ou à la défense de droits reconnus par la loi, notamment pour exiger le respect de nos ententes et de nos politiques;
• pour protéger les droits ou les biens de Greenleaf;
• dans le cadre des activités de production de rapports périodiques à l’intention d’autres membres du groupe de sociétés de Greenleaf;
• pour protéger Greenleaf, ses autres clients ou le public contre les préjudices ou les activités illégales;
• pour réagir à une situation d’urgence où nous estimons de bonne foi que nous devons divulguer des données afin d’éviter des préjudices; ou
• avec votre consentement.

Activités internationales et transferts à l’extérieur de votre territoire de résidence

Nos fournisseurs de services ou nous pouvons recueillir, utiliser, traiter, stocker ou divulguer vos renseignements personnels à l’extérieur de votre territoire de résidence, notamment aux États-Unis et au Canada et, dans certains cas, dans d’autres pays. Ces pays peuvent disposer de lois sur la protection des données qui diffèrent de celles de votre pays. Greenleaf transfère les renseignements personnels dans d’autres pays, notamment au sein du groupe de sociétés de Greenleaf, conformément aux lois sur la protection de la vie privée en vigueur. 

Comment protégeons-nous vos données?

Nous utilisons des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos renseignements personnels à la fois en ligne et hors ligne, notamment la mise en œuvre de contrôles d’accès, l’installation de pare-feu, la détection des intrusions dans le réseau et l’utilisation de logiciels antivirus. Veuillez noter qu’aucun système n’est entièrement sécurisé. Par conséquent, même si nous nous efforçons de protéger vos données, nous ne pouvons pas garantir qu’un accès non autorisé, un cas de piratage, une perte de données ou une fuite de données ne peut pas se produire.

Pendant combien de temps conservons-nous vos renseignements personnels?

Notre politique de conservation des dossiers et les calendriers de conservation adoptés aux termes de celle-ci orientent nos pratiques en la matière. Nous conservons vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire à la réalisation des fins décrites dans le présent avis ou comme il est exigé par la loi. Habituellement, cela signifie que nous conservons vos renseignements personnels jusqu’à la fin de votre relation d’emploi avec nous et pendant une période raisonnable par la suite, si cela est nécessaire pour répondre à des demandes de renseignements en matière d’emploi, pour régler des questions juridiques, fiscales, comptables ou administratives, ou pour vous fournir des régimes de retraite ou d’autres régimes d’avantages sociaux qui continuent d’exister. 

Si nous n’avons plus de besoin commercial légitime de traiter vos renseignements personnels, nous les supprimons ou les anonymisons. Si cela est impossible (par exemple, parce que vos renseignements personnels ont été stockés dans des archives de sauvegarde), nous stockons vos renseignements personnels en toute sécurité jusqu’à ce qu’il soit possible de les supprimer.

Comment pouvez-vous consulter et mettre à jour vos renseignements personnels?

Il est important que les renseignements qui se trouvent dans nos dossiers soient à la fois exacts et à jour. Nous offrons différents outils en libre-service qui vous permettent de mettre à jour certains de vos renseignements personnels se trouvant dans nos dossiers (notamment maRéussite et Shareworks). Si vos renseignements personnels changent au cours de votre emploi, veuillez utiliser ces outils en libre-service, si vous y avez accès. Pour tous les autres renseignements personnels, veuillez présenter une demande à votre partenaire d’affaires des RH. Nous pourrions vous demander des renseignements pour vérifier votre identité et évaluer votre droit d’accéder aux renseignements personnels demandés. Vous pouvez aussi nous demander de supprimer les renseignements personnels que vous considérez comme inexacts ou périmés de la même manière. Veuillez noter qu’il se peut que nous devions refuser de vous donner accès à vos renseignements personnels ou de les supprimer dans certains cas, notamment lorsqu’un tel accès risque de violer le droit à la vie privée d’une autre personne ou de nuire au respect de nos obligations juridiques.

Vous voulez obtenir des renseignements supplémentaires?

Pour en savoir plus sur l’approche de Greenleaf en matière de gestion des renseignements personnels, y compris la protection de vos renseignements, vous pouvez écrire à info@greenleaffoods.com.

¹ Greenleaf s’efforce de respecter les lois sur la protection de la vie privée en vigueur dans chaque territoire où elle exerce ses activités. Certaines lois sur la protection de la vie privée et la portée du droit à la vie privée diffèrent d’un territoire à l’autre. Le présent avis a été élaboré dans le but d’orienter les activités de l’ensemble du groupe de sociétés des Aliments Maple Leaf. En plus des pratiques énoncées dans le présent avis, Greenleaf ou chacune de ses sociétés affiliées peut adopter ses propres pratiques de traitement des renseignements et de protection de la vie privée pour gérer les questions relatives à la protection de la vie privée qui sont propres à leurs activités et aux exigences de leur territoire. Le présent avis ne vise pas à créer des droits ou à conférer des droits à toute personne ni à imposer des droits ou des obligations à Greenleaf, sauf les droits ou les obligations imposés par les lois sur la protection de la vie privée qui s’appliquent aux renseignements personnels de la personne visée. S’il existe, dans un cas particulier, une incompatibilité entre le présent avis et ces lois sur la protection de la vie privée, le présent avis doit être interprété, dans ce cas particulier, de manière à donner effet à ces lois et à les respecter.